【正規留学者必見!】公証・アポスティーユ手続きをわかりやすく解説!

みなさんこんにちは!おうちコリア留学スタッフのはるかです(^^)/

今日は、正規留学生の皆さんが韓国の大学の書類準備で誰もが通る道である「アポスティーユ手続き」について分かりやすく解説したいと思います!!

私自身、理解するのに時間がかかり複雑で困ったので、同じような人がいたらお役に立てればと思い【私の経験談をメインに】書きたいと思います📝

 

目次

1.用語説明~アポスティーユ?公証?~

1-1.アポスティーユとは~領事認証とは違う?~

1-2.公証とは

2.アポスティーユ・公証が必要な書類とは?

3.アポスティーユの手順・取得に必要なもの

3-1.アポスティーユの手続きをする前に

3-2.アポスティーユ取得に必要なもの

4.いざ、手続きへ!ワンストップサービスで即日取得?!

5.まとめ

1.用語説明アポスティーユ?公証?

1-1.アポスティーユとは~領事認証とは違う?~

「アポスティーユ」

そもそも日本でずっと暮らしていたらほとんどの人が接することのないこの単語ですよね。韓国の大学に出願する際、必要書類にはこのアポスティーユを取得しなければなりません。

🔎アポスティーユとは…

簡単に言うと、「約束した国同士では書類の認証を簡素化できるようにしましょう!」という書類の認証の仕方です。

日本から海外に進学する際、日本で発行された公的な書類がそのまま外国に通用する、というわけではないです。

なので国(正確には外務省)から「これは正しい書類だよ!」という認証をもらわなければなりません。これがアポスティーユです。

このアポスティーユが可能な国は、ハーグ条約締約国のみであり、日本と韓国はどちらも加盟国なのでアポスティーユが可能なんですね。

😓ハーグ条約?締約?加盟国?(*_*;となる方は、ひとまず

正規留学する場合、指定の書類にアポスティーユ取得が必要とだけ覚えておけばOKです!(アポスティーユが必要な書類はもう少し後で触れますね☺)

ここで、大学の募集要項には該当書類に「アポスティーユ及び領事認証を受けて提出してください」と記載があり、「領事認証…?」とここでまた難しい単語が登場します。この領事認証もアポスティーユと同じように「国の認証」に変わりはなく、またアポスティーユよりも手続きの段階が多い認証の仕方です。

はるか

書類は、アポスティーユか領事認証のどちらかしか受けられないので、特に理由がなければアポスティーユを取得すると良いと思います!

ここまでのまとめ

 

✔アポスティーユとは国の認証を受ける手続きのこと

✔アポスティーユは韓国の大学(院)に正規留学する際に欠かせないもの!

 

1-2.公証とは

募集要項を見ていると、上に述べたアポスティーユや領事認証などと混ざって「公証」という言葉も見かけます。

アポスティーユは、取得する公的書類が「公文書か私文書か」によって、手続きの手順が少し異なります。

公文書とは…公立高校または大学、もしくは市役所などの公的機関が発行した日本語の書類
私文書とは…公的機関が発行した日本語以外の書類もしくは私立高校または大学が発行した書類すべて

アポスティーユは公文書にのみ受けることができます。私文書にアポスティーユをもらう際は「公証」をすると公文書扱いになり、アポスティーユが可能になります。

🔎公証とは…

私文書に対して、公証人が「これはうそ偽りない書類です」と証明する手続きのことです。

正規留学の準備をする皆さんは「私文書」にアポスティーユをもらう場合が多いのですが、その場合は

私文書→公証役場で「公証」を受ける→外務省で「アポスティーユ」を受ける
という流れでアポスティーユを受けることを念頭に入れておいてください!

ここまでのまとめ

 

✔公証とは、私文書に対して公証人が行う証明のこと

✔私文書のアポスティーユ取得には、公証が必要

ここまで、アポスティーユと公証の説明をしてみましたがいかがでしたでしょうか?
続いては、今説明したアポスティーユと公証が必要な書類についてです。

 

2.アポスティーユ・公証が必要な書類とは?

ほとんどの大学ではアポスティーユ・公証が必要な書類が共通しているのですが、少しずつ異なる場合もあります。
※出願する際には募集要項の提出書類や注釈などをしっかり読み込んだ上で、書類の手続きを間違えないようにしてください!おうちコリア留学では、みなさまに必要な書類を分かりやすくご案内させていただきます。

アポスティーユが必要な書類(例)

・高校または大学卒業(予定)証明書

・高校または大学成績証明書

など

公証が必要な書類(例)

・家族関係証明書(戸籍謄本)

など

外国人選考で韓国の大学に進学する場合、必ずと言っていいほど提出が求められるのが
「家族関係証明書」であり、戸籍謄本を提出する場合が多いです。

余談ですが、韓国外国語大学を除くほとんどの大学では日本語の募集要項がないため、募集要項を読むときに韓国語能力が必要だと感じました。(翻訳機だと正確に意味が把握できない場合もある)

私は大学院の出願の際、何度も募集要項を読み直して(少なくとも10回近くは読み直しました笑)、些細なことでも気になればすぐに大学院に電話して聞いていました。実際、おうちコリア留学のスタッフとしてもお客様の代わりに電話で何度も問い合わせたりして確認することもありました

はるか

ここまでのまとめ

 

✔アポスティーユが必要な書類は「卒業証明書」「成績証明書」

✔公証が必要な書類は「家族関係証明書(戸籍謄本)」

それでは続いて、アポスティーユや公証をどうやって取得するのか?手順を見ていきましょう!

 

3.アポスティーユの手順・取得に必要なもの

3-1.アポスティーユの手続きをする前に

まず卒業証明書などの書類を発行しなければならないのですが、

ここで注意したいのが所属している学校に書類発行を依頼するときは英文で発行してもらうということです!📝

大学の募集要項にも記載されているのですが韓国語か英語以外で発給されている書類は翻訳したものに、先ほど説明した公証が必要だからです。できるだけ手続きを簡単に行うためにも、書類は英語で発行してもらいましょう。

ちなみに私は【私立大学が英語で発行した書類】(=私文書)で手続きを進めました!

3-2.アポスティーユ取得に必要なもの

私も上で述べた私文書に公証+アポスティーユを受けたのですが、その際に必要だった書類がこちらです。

私立大学の卒業証明書にアポスティーユが必要な私の場合

 

①発行3か月以内の大学の卒業証明書(英文)

②宣言書(英文)

③身分証明書

①アポスティーユを受ける書類は発行から3か月以内の原本に限ります。準備を早くからやりすぎると逆に取得ができないので気を付けましょう!!(日本人あるある?😅)

②の宣言書については、アポスティーユを受ける人(私)が「この書類は正しいです!」と宣言するものです。ネットで検索すると書式が出てくるのでその通りに作成すれば良いです。

ここで注意なのですが、宣言書の一番下にサインと日付を記入する必要があります。宣言書自体はワードでも手書きでも事前作成OKなのですが、サインと日付は当日公証人の前で記入しなければならないので、あけておくようにしましょう。

③身分証明書に関しては外務省HPによると、運転免許証、住基カード、パスポート、在留カードなど公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書のいずれかをお持ち下さい。と書かれているのでその通り準備すれば良いです。

わたしの場合はパスポートを持っていきました!

はるか

4.いざ手続きへ!ワンストップサービスで即日取得?!

手順

1.本人が書類をもって公証役場に行き、「アポスティーユを受けたい」と伝える

2.公証人に通され、書類を確認された後、宣言書にサインをする

(この際身分証明書はコピーを取られる)

3.10-15分ほど待ち完成 ※待ち時間は混み具合による

4.料金を支払い、書類を受け取る

私は大阪に住んでいるので、大阪の梅田公証役場で手続きをしました。
ちなみに、先に述べた通り公証とアポスティーユは本来別々の場所で受けるものです。

それがなんと、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府の公証役場では「ワンストップサービス」と言って、公証とアポスティーユを同時に(しかも即日)受けることができるんです!私は今回そのサービスを利用したため↑のような手順で手続きをしました。

              公証人の前に通され、書類をチェックされています。ここで宣言書にサインをします。

下の写真が、アポスティーユを取得した書類です。

                   ホッチキス3枚止めで書類を渡されます。1枚目は宣言書。

               大学の卒業証明書。大半の文字を消したので見づらいのですが、

               書類の上段に公証人の印鑑が押されています。

                   3枚目は認証されたという旨が記載されている用紙です。

ここで注意したいのが、アポスティーユの取得自体は無料ですが公証には料金が発生します。11,500円です。高いですよね…。😫

                      支払いが終わると領収書がもらえます。

また、おうちコリア留学でもよくある質問なのですが、基本的にアポスティーユが必要な書類が複数ある場合は、一校に対して複数の書類まとめてアポスティーユを取得することも可能な場合が大半です。別々に手続きをすると費用がかさみ大変なことになりますよね…。(アポスティーユをまとめて取得していいかどうかは、念のため大学に確認しましょう!)

例えば2校出願予定の方は、学校ごとに書類をまとめてアポスティーユを受け、11,500円×2=23,000円必要ということになりますね!

はるか

 

まとめ

いかがでしたでしょうか…!手続き自体はそんなに難しくないのですが、大学の募集要項のアポスティーユ・交渉についての記載が韓国語で難しく複雑に書かれているため、簡単に説明してみました!お役に立てれば幸いです💞

ここまでの流れをかなりシンプルにまとめると以下のようになります。

✔ アポスティーユ・公証は正規留学するときに必要な手続き!

✔ 英語で発行された書類は公証→アポスティーユ取得!

✔ 日本語で発行された書類は翻訳→公証→アポスティーユ取得!

✔ 公証とアポスティーユは「ワンストップサービス」を利用することで即日取得可能!(居住地域による)

 

最後に…(戸籍謄本について&余談)

そしてここまであまり触れて来なかった家族関係証明書(戸籍謄本)の公証についてですが、これは通常、英語か韓国語に翻訳したものに公証を付ける場合がほとんどです。(※アポスティーユが必要な大学もあります!)

この翻訳についてですが、

最近ではほとんどの大学で個人の翻訳は認められず、専門の会社を通して翻訳してもらう必要があります。ネットで検索すると、アポスティーユや公証代行を行っている会社があるのでそういったところでお願いする場合がほとんどだと思います。料金は戸籍謄本に載っている情報量などによって変わるのですが、私がお願いした会社では翻訳+公証で一部75000ウォンでした!(同じものを二部用意したため、追加料金3万ウォンかかり最終的には合計105000ウォン支払いました)

ここからは余談として私の体験記です!

はるか

 

私は以下の通り大学院を3つ出願したのですが、第一志望であったA大学の大学院に進学することになり、帰国後にアポスティーユを取得しました!

A大学:出願時に書類にアポスティーユ・公証必要なし(合格後にアポスティーユが必要な書類有)
B大学:出願時に書類にアポスティーユ・戸籍謄本のみ公証必要有
C大学:出願時に書類にアポスティーユ必要なし、戸籍謄本のみ公証必要有

見てお分かりいただけるかと思いますが、3校とも書類に必要な手続きが少しずつ異なります。

従って、皆さんも書類準備の際は必ず大学ごとに「何の書類にどんな手続きが必要なのか」を確認してください!!そこからが韓国の留学のスタートです🌼

アポスティーユや公証の手続きだけでなく、正規留学の準備は本当に大変ですが、一つ一つ乗り越えていきましょう💫

ここまで述べた書類の準備はおうちコリア留学でもサポートしているので、
一人で準備するのは不安、という方はおうちコリア留学に限らずエージェントを通すことも一つの方法だと思います!(実際に、書類不備で不合格になっている方もいました。私も自分でやってみて無理なら会社にお願いするつもりで準備していました!)

それでは、ここまで長い記事を読んでくださった皆さん、本当に本当にありがとうございました🌺

 

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